E-facturatie en Peppol voor handelaars

Wat er verandert

Een pdf mailen volstaat niet meer

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven onderling gestructureerde elektronische facturen uitwisselen. Een pdf per mail telt daarbij niet als e-factuur: de factuur moet in een machineleesbaar formaat vertrekken, zodat de software van uw klant ze automatisch kan verwerken.

Voor de meeste lokale handelaars gaat het maar om een klein deel van de omzet — de school, de gemeente, het bedrijf om de hoek, de traiteur die bij u inkoopt. Precies dat deel regelt ARCOLOO mee, zodat u er geen apart pakket voor nodig hebt. Of en vanaf wanneer de verplichting op uw zaak van toepassing is, bespreekt u het best met uw boekhouder.

Wat ARCOLOO voor u doet

Geldige Peppol-UBL

Elke B2B-factuur wordt omgezet naar Peppol BIS Billing 3.0 UBL volgens de Europese norm EN 16931 — het formaat dat uw klant verwacht.

Uw Belgische Peppol-identificatie

ARCOLOO leidt uw Peppol-adres automatisch af uit uw btw-nummer, volgens het Belgische KBO-schema.

Gestructureerde mededeling

Elke factuur krijgt een correcte gestructureerde mededeling (+++000/0000/00000+++), zodat betalingen automatisch afgepunt raken.

Doorlopend factuurnummer

Facturen worden doorlopend genummerd per jaar, zonder gaten — precies wat de btw-wetgeving vraagt.

Factuur aan de kassa

Kies uw klant, reken af als factuur en druk meteen een A4-factuur af. De verkoop telt mee voor de btw, maar niet als contante omzet.

Klanten op rekening

Vaste bedrijfsklanten bestellen zonder vooraf te betalen; u factureert achteraf en houdt het overzicht per klant.

Alle facturen terugvindbaar

Zoek op factuurnummer of klantnaam, bekijk of herdruk elke uitgeschreven factuur, en exporteer alles als CSV.

Btw-aangifte op de Belgische roosters

Uw omzet per btw-tarief wordt meteen op de juiste roosters van de periodieke aangifte gezet, met een boekhoudjournaal per dag.

Eerlijk over hoe het werkt

Hoe uw factuur vertrekt

ARCOLOO maakt het e-factuurbestand en houdt bij welke facturen verstuurd zijn. Het versturen zelf gebeurt over het Peppol-netwerk, en daarvoor is altijd een Access Point nodig — een erkende doorgeefpartner. Dat is geen ARCOLOO-eigenaardigheid: elk pakket werkt zo.

Veelgestelde vragen

E-facturatie in het kort

Wat is Peppol?

Peppol is het Europese netwerk waarlangs bedrijven gestructureerde facturen uitwisselen. In plaats van een pdf te mailen, vertrekt uw factuur als een gestandaardiseerd bestand dat de boekhoudsoftware van uw klant meteen kan inlezen. Elk bedrijf heeft daarvoor een Peppol-identificatie; in België is dat afgeleid van uw KBO-nummer.

Maakt ARCOLOO geldige e-facturen?

Ja. Elke B2B-factuur die u aan de kassa uitschrijft, wordt omgezet naar Peppol BIS Billing 3.0 UBL volgens de Europese norm EN 16931, met uw Belgische Peppol-identificatie, een doorlopend factuurnummer en een gestructureerde mededeling.

Heb ik nog een boekhoudpakket nodig?

ARCOLOO vervangt uw boekhouder niet. U schrijft er uw verkoopfacturen mee uit en exporteert uw btw-overzicht per tarief en per periode als CSV, klaar om in te lezen. Voor het versturen over het Peppol-netwerk gebruikt u een Access Point; wij helpen u bij het opzetten daarvan.

Verder lezen

Meer over e-facturatie

E-facturatie verplicht sinds 2026: wat betekent Peppol? › Naar de kennisbank ›

Ook voor

Andere lokale handelaars

Kassasysteem voor bakkerijen › Kassasysteem voor krantenwinkels › Kassasysteem voor groentewinkels ›

Klaar om te starten?

Bel of mail ons voor een vrijblijvende kennismaking en een voorstel op maat van uw zaak.

+32 489 20 99 73 info@arcolos.org