Geen GKS nodig? Dit moet je dan wél doen

Wie geen geregistreerd kassasysteem gebruikt en toch maaltijden verschaft, reikt daarvoor een btw-bonnetje uit — ook btw-ontvangstbewijs genoemd. Dat geldt voor de maaltijd zelf en voor de dranken die daarbij horen.

Het bonnetje mag vervangen worden door een volledige factuur, op voorwaarde dat die aan de klant wordt meegegeven bij zijn vertrek. Een factuur die je pas later opstuurt, voldoet dus niet.

Belangrijk detail dat vaak misloopt: papieren btw-bonnetjes bestel je bij een erkende drukker. Ze zijn genummerd, en die nummering is precies wat je nodig hebt voor de tweede verplichting hieronder. Zelf bonnetjes afdrukken op je gewone printer mag niet.

Naast de bonnetjes houd je een dagboek van ontvangsten bij. Werk je met btw-bonnetjes, dan noteer je daarin dagelijks de nummers van de bonnetjes die je die dag hebt uitgereikt. De kopieën van die bonnetjes bewaar je bij je administratie.

Het dagboek is geen vrijblijvend schriftje. In grote lijnen geldt dat je het dagelijks invult — ten laatste op het einde van de werkdag — dat je per dag een totaal noteert en niet elke verkoop apart, en dat je je ontvangsten opsplitst per btw-tarief. De inschrijvingen gebeuren chronologisch, zonder open ruimtes, en met duurzame middelen: geen potlood, geen weggegumde regels.

Een inbreuk op de regels rond het uitreiken van facturen of ontvangstbewijzen wordt bestraft met een administratieve boete van € 50 tot € 5.000 per overtreding. Het gaat dus niet om een symbolische formaliteit, zeker niet omdat een controle doorgaans meerdere dagen tegelijk bekijkt.

De praktische reden om het goed te doen is trouwens eenvoudiger: je dagontvangsten per btw-tarief zijn exact wat je boekhouder elk kwartaal nodig heeft. Wie dat netjes bijhoudt, wint die tijd elk kwartaal terug.

ARCOLOO is geen geregistreerd kassasysteem en vervangt geen enkele van de verplichtingen hierboven. Wat het wél doet: je verkopen per btw-tarief bijhouden en je dagtotalen en btw-overzichten klaarzetten, zodat het invullen van je administratie en het aanleveren aan je boekhouder een stuk minder handwerk wordt.

Ben je GKS-plichtig, dan heb je een gecertificeerd systeem met fiscale data module nodig en is ARCOLOO niet wat je zoekt. Blijf je onder de drempel, dan is dit precies waarvoor het bedoeld is.

Dit artikel is een toelichting in gewone taal en geen juridisch of fiscaal advies. Welke regels op jouw concrete situatie van toepassing zijn, bevestig je bij je boekhouder of bij de FOD Financiën:

• Het verschil tussen een btw-bonnetje en een GKS-ticket — geregistreerdkassasysteem.be (officiële site, FOD Financiën)
• Moet ik een GKS gebruiken? — geregistreerdkassasysteem.be
• Horeca — FOD Financiën